Yetkili elemanlar tarafından tüm kurumlara ve dilendiği kadar bilgisayara kurulacak olan sistem hazır hale geldikten sonra sizlere verilecek olan kullanıcı adı ve şifreler ile giriş yapılarak program giriş yapacaksınız. Yazışma sisteminin çalışması için internet bağlantısını olması gerekmektedir. İnternet bağlantısı olmadan ise sadece daha önceden gelen giden yazıları inceleyebilir ve bunlara ait raporları alabilirsiniz.

      Giriş yaptıktan sonra aktif olarak çalışan sistem dilerseniz arka plana ilerek ekranınızda kalabalık etmeden çalışmasına devam edecektir. Belli periyotlarda gelen yazı olup olmadığını tarayacak ve yeni bir yazı olması durumunda bu yazıyı ilgili yerden alıp size haber verecektir. Hem görüntülü hem de sesli olarak gelen uyarının sonunda dilerseniz yazıya bakabilir dilerseniz daha sonra bakmak için erteleyebilirsiniz.

İlgili yazıya bakmak için aldığınızda kullanıcı yetkilerinize göre çeşitli işlemler yapabileceksiniz. Dilerseniz kayıt altına alabilecek dilerseniz kayıt dışı bir yazı olarak (örneğin telefon zinciri yazısı, davetiye vb) bırakabileceksiniz. Yine yetkileriniz doğrultusunda bu yazıyı dilediğiniz personele havale edebileceksiniz. Sisteme gelen tüm yazılara dilediğiniz zaman bakabilecek durumu hakkında bilgi sahibi olabileceksiniz.